Jak skloubit plánování na papír s plánováním online? Co se plánování a obecně zapisování úkolů a poznámek týče, jsem „stará škola.“ Papír je láska. Voní. A ten zvuk, když se po něm proběhne hrot tužky nebo pera... V digitální době, ve které žijeme, je už ale běžné plánovat online. Jak potom skloubit váš papírový diář a (firemní nebo rodinný) online kalendář?
První krok – zjisti, kdo jsi a co vlastně potřebuješ: Líbí se ti diáře, zápisníky, kalendáře, ale nemáš do nich co psát. Pro tvých pár plánů a několik pravidelných prohlídek u lékaře ti stačí závěsný kalendář s fotkou. Tak tady není co řešit. Můžeš být manažerka, která vede tým lidí, zapisuje kroužky svých dětí (nebo rozvrh jejich online výuky) a do toho organizuje všechno u vás v rodině. Nebo jsi něco mezi tím…? Co skutečně potřebuješ, pro kolik lidí plánuješ, s kolika lidmi tyto plány potřebuješ sdílet? To je základní úvaha, která tě nasměruje dál.
Druhý krok – role každého kalendáře: U nás doma jsem šéfem plánování já, mám za (dobrovolný) úkol zapisovat snad všechno. Používáme aplikaci Kalendář Google, kterou máme oba s manželem staženou do mobilu. Do ní zapisuju především akce, které ovlivňují rodinné plány – manželovy přednášky na vysoké škole, tréninky a zápasy amerického fotbalu, dovolenou a volno, cesty za mojí rodinou na Moravu, rodinné oslavy, lékařské prohlídky a rehabilitace, Manžel do kalendáře sem tam přidá něco, co uzná sám za vhodné, ale spíš využívá funkci připomínek (24 hodin předem ho kalendář upozorní na plánovanou akci). Já sama aplikaci kromě zapisování otevírám málokdy, ale když je potřeba ověřit naše plány, vím, že se na ni můžu spolehnout. Konkrétně: sedíme s rodinou u stolu a napadne nás v létě někam vyrazit, v tu chvíli beru do ruky mobil, Kalendář Google, a tento předběžný termín hned zapíšu. Pokud už v kalendáři nějaký záznam je, vymýšlíme jiné datum. Takto fungujeme už několik let a moc nám to vyhovuje.
Pro některé mé plány (nebo spíš většinu z nich) ale online kalendář nefunguje… Jsem si jistá, že kdybych si do něj zapsala úkoly typu „v pondělí zavolat do tiskárny“ nebo „v neděli je živé vysílání, které nechci propásnout“ – určitě bych nezavolala a na zajímavé živé vysílání bych si nevzpomněla. Z toho vyplývá, že papírový diář je můj osobní zápisník. Využívám ho právě na zapisování poznámek, připomenutí, a malých i větších plánů na následující dny a týdny. Navíc, jak už víme, součinnost svalů při praní rukou aktivuje centra v mozku, a tak se i psané věci lépe zafixují ve vaší paměti. Při ručním psaní se více soustředíme. (Můj tip: v poslední době je například kurz kaligrafie doporučován jako prevence proti demenci.)
Samozřejmě se nevyhnu přepisování plánů z online kalendáře. Můj diář obsahuje všechno. Když jsem jezdívala do kanceláře, měla jsem ho každý den s sebou. Teď, když jsem doma na rodičovské dovolené, je téměř nepřetržitě otevřený na pracovním nebo jídelním stole. Používám ho několikrát za den. Každý večer a nově i ráno si zapisuju drobné úkoly a úkony, věci, které mě teď hned napadnou a nechci na ně zapomenout… a že jich je.
Třetí krok – je to individuální a je potřeba zjistit, co vyhovuje právě tobě: Klíčem ke kombinaci online kalendáře s plánovačem je dobré vědět, co přesně funguje právě vám. Například já vím, že je zbytečné dávat osobní věci do online kalendáře, pokud by je můj manžel nutně nepotřeboval vědět. Také vím, že je fajn čas od času si sednout, projít plány v online kalendáři a přepsat si je do diáře. Pokud si ale denně plánuješ schůzky s klienty nebo zákazníky, a po ruce máš mnohem častěji mobil (a navíc ti sem tam klient schůzku přesune), nejlepší bude si schůzky plánovat právě jen do mobilu. Vyhneš se pak zmatkům.
Můj tip:
Sloupcové kalendárium na začátku diáře prakticky kopíruje informace v našem rodinném Kalendáři Google.
Výsledek:
online kalendář = díky možnosti sdílení je ideální pro více uživatelů, pro rodinu
papírový diář nebo kalendář = vaše perfektní osobní místo hlavně pro individuální plány a poznámky
Osobně si ale myslím, že debata o tom, jestli je lepší online nebo papírový plánovač je zbytečná. Ve vašem životě je prostor pro oba způsoby plánování, podle toho, co vám nejlépe vyhovuje.